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Circuits d'approbation

La page Circuits d'approbation (menu Administration, Paramètres de l'entreprise) définit qui approuve et qui valide chaque type de demande dans votre entreprise : « Définissez qui approuve et valide chaque type de demande (congés, notes de frais, heures supplémentaires, bons de commande). »

Une fois le circuit enregistré, il est appliqué automatiquement : chaque demande soumise déclenche son circuit, rien ne s'exécute tant que toutes les étapes ne sont pas approuvées, et une personne ne peut pas approuver sa propre demande.

Autrement dit, ce que vous composez dans l'éditeur est ce qui s'exécute.

Choisir le type de demande​

Quatre cartes-onglets donnent accès au circuit de chaque type de demande :

  • Congés
  • Notes de frais
  • Heures supplémentaires
  • Bons de commande

Chaque type possède son propre circuit, livré avec une configuration par défaut PaieNova que vous pouvez personnaliser. Un circuit modifié porte la mention « Personnalisé ».

L'éditeur visuel​

Le circuit se lit de gauche à droite sous forme de chaîne : Demandeur, puis une ou plusieurs étapes numérotées, puis la Décision finale. La palette d'étapes permet d'ajouter une Étape d'approbation ou une Étape de validation dans la chaîne (par glisser-déposer ou avec le bouton « Ajouter une étape »).

Cliquez sur une étape pour ouvrir son panneau d'édition :

  • Nature : Approbateur ou Validateur. Les approbateurs donnent leur accord intermédiaire ; le validateur rend la décision finale.
  • Assignataire : qui traite l'étape. Quatre choix : Manager du département, RH du département, RH globale, ou Rôle précis (vous choisissez alors le rôle dans la liste des rôles de votre entreprise, par exemple un rôle finance).
  • Conditions d'activation : l'étape ne s'applique que si la demande respecte ces critères ; laissez vide pour toujours l'appliquer.
    • Montant min. (XOF) et Montant max. (XOF) : par exemple, n'exiger une étape de validation finance qu'au-delà de 100 000 FCFA.
    • Catégories (pour les notes de frais) : Transport, Carburant, Hébergement, Restauration, Fournitures, Télécom, Autre.

Le panneau permet aussi de déplacer une étape dans la chaîne ou de la supprimer. Les erreurs de configuration sont affichées en clair sous l'éditeur, et un bandeau « Modifications non enregistrées » vous rappelle d'Enregistrer.

Séparation des tâches (SoD)​

Un badge permanent le rappelle dans l'éditeur : « Séparation des tâches : le demandeur ne peut jamais approuver sa propre demande. »

Cette règle est appliquée côté serveur, quel que soit le circuit configuré : même si le demandeur possède le rôle assigné à une étape, sa tentative d'approbation de sa propre demande est refusée avec un message explicite, et la demande reste en attente d'un autre approbateur.

Ce que le circuit bloque réellement​

Le circuit n'est pas indicatif : il verrouille les actions métier.

  • À la soumission d'une demande (note de frais, heures supplémentaires, bon de commande), une instance du circuit est créée automatiquement avec ses étapes.
  • Tant que le circuit est en cours, l'approbation métier directe est refusée avec le message « Circuit d'approbation en cours ». Personne ne peut court-circuiter les étapes, même avec des droits étendus.
  • La demande ne passe au statut approuvé qu'une fois la dernière étape du circuit approuvée. Un rejet à n'importe quelle étape rejette la demande.

Le déroulé côté demandeur et côté approbateur (file d'attente, chronologie des étapes, approbation ou refus) se passe dans le centre de validation : voir Validations.

Bon à savoir​

  • Les montants des conditions sont exprimés en FCFA (XOF).
  • Les rôles proposés dans « Rôle précis » sont ceux de votre entreprise : voir Accès et rôles.
  • Le circuit des congés se configure de la même façon ; les demandes de congés continuent de suivre les garde-fous du Code du travail décrits dans Congés.

Voir aussi​