Cycle de paie
Un cycle de paie couvre une période (en général le mois), une date de paiement et les éléments variables à inclure. Il progresse par étapes : calcul des salaires, validation, approbation, puis finalisation. Une fois finalisé, le cycle est immuable.
L’écran Cycles de paie
Ouvrez Paie & Rémunération > Cycles de paie. La page liste tous vos cycles, du plus récent au plus ancien, avec leur période, leur date de paiement et leur statut. Un filtre Statut en haut de liste permet de ne garder que les cycles en cours, échoués ou terminés ; la liste est paginée.
C’est depuis cette page que tout commence : le bouton Nouveau cycle, en haut à droite, est le point d’entrée unique de la création.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail du cycle, l’écran de pilotage. Il récapitule la période, la date de paiement, le statut courant et la liste des employés concernés, et regroupe les actions disponibles à ce stade du cycle :
| Action | Effet |
|---|---|
| Lancer le calcul | Calcule les bulletins de tous les employés du cycle |
| Valider | Valide le cycle une fois les bulletins vérifiés |
| Approuver | Approbation par une personne habilitée (voir « Séparation des tâches ») |
| Finaliser | Clôture le cycle — action irréversible |
| Rejeter | Renvoie le cycle en correction |
| Corriger | Rouvre le cycle pour reprendre les éléments variables |
| Annuler | Annule le cycle |
Seules les actions cohérentes avec le statut du moment sont proposées, et chacune demande une confirmation.
Créer un nouveau cycle
- Ouvrez Paie & Rémunération > Cycles de paie, puis cliquez sur Nouveau cycle. Vous arrivez sur la page Nouveau cycle de paie.
- Renseignez la période :
- Début de période et Fin de période (obligatoires). La fin doit être postérieure ou égale au début.
- Date de paiement (obligatoire).
- Choisissez la Fréquence : Mensuelle, Bimensuelle ou Hebdomadaire.
- Choisissez le Type de cycle : Cycle régulier, Prime, 13e mois, Correction, Avance ou Spécial.
- Ajoutez si besoin une Description, par exemple « Paie du mois de juin 2026 ».
- Cochez les Éléments à inclure : heures supplémentaires, primes, déductions. Les trois sont inclus par défaut.
- Cliquez sur Créer le cycle.
Un message « Cycle de paie créé avec succès » confirme la création.
:::tip Raccourci depuis les Tâches du mois Si aucun cycle n’est en cours, la page Tâches du mois propose elle aussi un bouton Créer un nouveau cycle. C’est un raccourci : il mène au même formulaire. :::
Les statuts du cycle
La liste Cycles de paie et le détail d’un cycle affichent le statut réel du moteur de paie, sous forme de badge coloré :
| Statut affiché | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le cycle est créé, le calcul n’a pas commencé |
| Calcul en cours | Les salaires sont en cours de calcul |
| Calculé | Le calcul est terminé, les bulletins sont à vérifier |
| Validation en cours | La validation des bulletins est engagée |
| Validé | Les bulletins sont validés |
| En attente d’approbation | Le cycle attend l’approbation d’une personne habilitée |
| Approuvé | Le cycle est approuvé, prêt à être finalisé |
| Génération des bulletins | Les bulletins définitifs sont en cours de production |
| Préparation des virements | Les fichiers de paiement sont en préparation |
| Traitement en cours / Traité | Le traitement de fin de cycle est en cours ou terminé |
| Terminé | Le cycle est clôturé |
| Échoué | Le calcul a rencontré des erreurs bloquantes |
| Annulé | Le cycle a été annulé |
| Suspendu | Le cycle est suspendu et conservé pour consultation |
La page Clôturer la paie en propose une lecture simplifiée, avec des libellés plus larges (Ouverte, En vérification, Validée, Clôturée, Archivée, Échouée, Annulée) : c’est le même cycle, résumé en sept états.
De la préparation à la finalisation
- Calcul : PaieNova calcule le salaire de chaque employé (brut, cotisations, ITS, net) selon les éléments inclus. La progression est visible employé par employé.
- Vérification : contrôlez les bulletins et corrigez les erreurs. Voir Bulletins de salaire.
- Approbation : une personne habilitée approuve le cycle. Le nom de l’approbateur et la date sont tracés et visibles dans l’historique des clôtures.
- Finalisation : la clôture déclenche la génération des bulletins définitifs et la préparation des virements. Cette action est irréversible. Voir Vérifications et clôture.
Séparation des tâches
Les droits sont séparés entre préparation et approbation : la personne qui saisit les variables et prépare la paie n’est pas celle qui approuve et finalise. Concrètement :
- La validation bulletin par bulletin demande le droit de traitement de la paie. Le propriétaire du compte et les profils RH en disposent. Voir Bulletins de salaire.
- L’approbation et la finalisation du cycle relèvent du directeur financier (DAF), qui ne valide pas les bulletins un à un. C’est là que se joue la séparation des tâches : celui qui prépare et vérifie n’est pas celui qui engage la paie.
- Ces contrôles sont appliqués côté serveur : sans le droit requis, l’action est refusée même si le bouton a été affiché.
Le détail des rôles et permissions se consulte dans Accès et rôles.
Modifier un cycle en cours
Tant que le cycle n’est pas finalisé, vous pouvez modifier son nom, sa description, sa date de paiement et les éléments inclus depuis le panneau de modification de la page de clôture (icône crayon). Après finalisation, le cycle devient immuable.
Bon à savoir
- Un seul cycle actif est suivi à la fois par les Tâches du mois : terminez ou annulez le cycle en cours avant d’en piloter un nouveau.
- Le cycle peut s’ouvrir tout seul le 1er du mois grâce à l’automatisation « Ouvrir le cycle de paie », activée par défaut ; bulletins, écritures et annexes se génèrent aussi automatiquement à la clôture. Voir Automatisations.
- Les montants sont exprimés en FCFA, par exemple « 1 500 000 FCFA ».
- Les cotisations et l’impôt sont calculés selon les barèmes officiels en vigueur : référez-vous à impots.bj et cnss.bj pour les textes applicables.