Validations

La page Demandes à valider (menu Accueil) centralise toutes les demandes de vos collaborateurs : « Gérez les demandes de vos collaborateurs ». Elle agrège trois sources de demandes en temps réel : les congés et absences, les heures supplémentaires, et les acomptes et prêts. Les notes de frais y sont également soumises et suivies (voir Notes de frais).

Le nombre de demandes en attente s’affiche en badge dans la barre latérale, et les demandes urgentes sont signalées en haut de page.

Centre Demandes à valider avec les cartes de statistiques et la répartition par type

Vue d’ensemble

• Les cartes de statistiques résument les demandes en attente, approuvées et rejetées.
• Le panneau Répartition par type ventile les demandes en quatre familles : Congés / Absences, Heures sup., Acomptes, Notes de frais, chacune avec ses compteurs En attente, Approuvées, Rejetées. Les références au Code du travail et les comptes SYSCOHADA associés sont rappelés sur chaque carte.
• Des liens rapides mènent vers les écrans liés : Congés, Feuilles de temps, Heures supplémentaires, et les sections Déclarations et Comptabilité.

Traiter une demande

1. Filtrez la liste si besoin (type, statut, priorité) ou recherchez une demande.
2. Cliquez sur une demande pour ouvrir son détail : identité du demandeur (nom complet, département, poste), date de soumission, et les informations propres au type de demande (période et type de congé, date et nombre d’heures, montant demandé et justification pour un acompte).
3. Cliquez sur Approuver ou Refuser.
4. Ajoutez si vous le souhaitez un commentaire de validation ou de refus (optionnel), puis confirmez.

Fenêtre de détail d’une demande de congé en attente de validation : informations du demandeur, description et détails de la période demandée

Le circuit d’approbation d’une demande

Quand un circuit d’approbation est configuré pour le type de demande (notes de frais, heures supplémentaires, bons de commande, congés), la demande ne se traite plus en un clic : elle suit le circuit, étape par étape.

Côté demandeur

Dès la soumission, l’instance du circuit est créée automatiquement. Dans le détail de la demande, la chronologie du circuit montre chaque étape (approbateur puis validateur), qui doit la traiter, et son état. Vous voyez en permanence où en est votre demande.

La séparation des tâches s’applique : vous ne pouvez jamais approuver votre propre demande. Si vous tentez de le faire, le refus s’affiche en clair et la demande reste inchangée, en attente d’un autre approbateur.

Côté approbateur

La demande apparaît dans votre file « Demandes à valider ». Ouvrez son détail : la chronologie du circuit indique l’étape qui vous attend, avec les boutons d’approbation et de refus de l’étape. Chaque étape approuvée fait avancer le circuit vers la suivante ; un refus rejette la demande.

Tant que le circuit n’est pas terminé, la demande n’est pas approuvée au sens métier : l’approbation directe est bloquée avec le message « Circuit d’approbation en cours », même pour un utilisateur disposant de droits étendus. C’est l’approbation de la dernière étape qui fait passer la demande au statut approuvé.

Qui peut valider

Le traitement des demandes est réservé aux rôles habilités (manager, RH, administrateur). Sans ce droit, le détail d’une demande affiche « Vous n’avez pas le droit de valider » et les boutons d’action sont absents. Le contrôle est également appliqué côté serveur.

Exporter

Le bouton d’export télécharge la liste filtrée au format CSV, avec pour chaque demande son type, son titre, le demandeur, le département, la date de soumission, la priorité et le statut.

Références réglementaires

Un panneau Réglementation rappelle, à titre indicatif, les articles du Code du travail béninois qui encadrent les congés, permissions exceptionnelles et heures supplémentaires. Les règles sont appliquées automatiquement par l’application lors des calculs de paie ; voir Paie.